В света на съвременния бизнес дигитализацията става все по-важна. Една от ключовите реформи, по които се работи в България, е подготовката за въвеждането на стандартен одитен файл за данъчни цели, известен като SAF-T (Standard Audit File for Tax).
Какво е SAF-T и защо трябва да ни интересува?
SAF-T е международен стандарт за електронен обмен на счетоводни данни, разработен от Организацията за икономическо сътрудничество и развитие (ОИСР). Неговата цел е да улесни процеса на предоставяне на детайлна счетоводна информация към данъчните органи чрез единен електронен формат.
В България Националната агенция за приходите активно работи по проект за внедряване на SAF-T. Въпреки това, към април 2025 г. системата все още не е въведена като задължително изискване за бизнеса. Очаква се в бъдеще SAF-T да даде възможност на фирмите да предават своята счетоводна информация в стандартизиран електронен вид директно към НАП, което ще опрости текущите процедури и ще намали административната тежест.
За момента обаче бизнесите следва да продължат да подават своите данъчни отчети и декларации по действащите към момента правила, като същевременно следят за официални съобщения от НАП относно евентуалното въвеждане на новия стандарт.
Защо се въвежда SAF-T?
Основната цел на SAF-T е да направи комуникацията между бизнеса и данъчните власти по-лесна и по-ефективна. Вместо да подавате множество различни справки и декларации, ще имате възможност да предоставяте информацията в един стандартен формат.
Този подход има няколко важни предимства:
- По-малко административна тежест за бизнеса
- По-голяма прозрачност в отчитането
- По-ефективен данъчен контрол
- Намаляване на грешките при отчитане
Какъв е международният опит със SAF-T?
Преди да разгледаме ситуацията в България, полезно е да видим как работи този стандарт в други държави.
Полша беше една от първите страни, които въведоха пълен SAF-T режим. Те започнаха поетапно през 2016 г., първо с големите компании, а после разшириха към всички бизнеси. Техният опит показа колко важно е ранното тестване на системите.
Португалия въведе SAF-T заедно с електронното фактуриране, като комбинира месечно подаване на обобщени данни и годишно подаване на пълния SAF-T файл.
Норвегия прилага SAF-T от 2020 г., като акцентира върху стандартизацията на счетоводните кодове.
Франция приложи частична версия на SAF-T, фокусирана върху определени транзакции и данъчни аспекти.
Тези примери показват, че успешното внедряване на SAF-T изисква:
- Достатъчно време за подготовка
- Ясни технически спецификации
- Тестови периоди преди задължителното прилагане
- Гъвкав подход към различните категории бизнеси
Кога ще се въведе SAF-T в България?
В България процесът по въвеждане на SAF-T е все още в подготвителен етап. Според предварителна информация от НАП, въвеждането ще бъде поетапно:
- Пилотно тестване: През юли 2025 г. НАП ще стартира пилотно тестване, което ще продължи 6 месеца. В този период избрани и поканени от приходната агенция дружества, регистрирани в Териториална дирекция на НАП „Големи данъкоплатци и осигурители“, ще подадат доброволно Стандартен одитен файл за данъчни цели.
- Задължително подаване за големи предприятия: От 1 януари 2026 г. предприятията, които отговарят на критериите за „големи предприятия“ по смисъла на Закона за счетоводството и са регистрирани в Териториална дирекция на НАП „Големи данъкоплатци и осигурители“, ще бъдат задължени да подават счетоводната си информация към приходната агенция в унифицирания формат на базата на SAF-T.
- Поетапно разширяване: През следващите пет години се предвижда задължителното подаване на счетоводни данни по новия стандарт да обхване всички регистрирани в териториалните дирекции на НАП данъкоплатци, отговарящи на критериите за големи, средни и малки предприятия по смисъла на Закона за счетоводството, както и регистрираните по ЗДДС микропредприятия.
Важно е да следите официалните комуникации на Националната агенция за приходите (НАП) за най-актуална информация, тъй като тези срокове могат да се променят.
Каква информация ще включва SAF-T файлът?
SAF-T файлът ще съдържа детайлна информация за:
- Основна информация за предприятието
- Идентификационни данни (ЕИК, данъчен номер)
- Информация за отчетния период
- Данни за счетоводната система
- Главна счетоводна книга
- Информация за счетоводния план
- Детайли за всички счетоводни записи
- Салда по счетоводни сметки
- Фактуриране и продажби
- Информация за издадените фактури
- Данни за клиентите
- Информация за ДДС
- Покупки и разходи
- Данни за получените фактури
- Информация за доставчиците
- Данни за ДДС при покупки
- Активи и материални запаси
- Информация за дълготрайните активи
- Данни за материалните запаси
- Амортизационна политика
Някои от посочените елементи (Основна информация за предприятието) не са изрично упоменати в официалните източници и тяхното включване в SAF-T файла не може да бъде потвърдено към момента. Препоръчително е да се следят официалните съобщения и документи на НАП за актуална информация относно съдържанието и спецификациите на SAF-T файла.
Какви са ползите от SAF-T?
Въвеждането на SAF-T носи редица предимства както за вашия бизнес, така и за данъчната администрация:
За вашия бизнес:
- По-малко административна тежест: Вместо да подавате множество различни отчети, ще имате един единен стандарт за обмен на данни.
- По-качествена счетоводна информация: Изискванията за структуриране на данните ще подобрят вътрешните счетоводни процеси.
- Намален риск от грешки: Автоматизираното генериране на данни намалява вероятността от човешки грешки.
- По-предвидими данъчни проверки: Структурираната среда за взаимодействие с данъчните органи намалява стреса при проверки.
За данъчната администрация:
- По-ефективен контрол: По-добър достъп до необходимата информация.
- Повишена прозрачност: Намалени възможности за грешки и злоупотреби.
- По-добър анализ на риска: Възможност за идентифициране на нередности без физически проверки.
- Подобрена събираемост: По-ефективен контрол води до по-висока събираемост на данъчните приходи.
Предизвикателства и как да се подготвите
Въпреки многобройните си ползи, въвеждането на SAF-T поставя пред бизнеса някои съществени предизвикателства. На първо място е необходима адаптация на счетоводните системи, което включва актуализиране на счетоводния софтуер, осигуряване на съвместимост с международния стандарт и стандартизиране на използваните номенклатури и кодове.
Съществено предизвикателство е и обучението на персонала, тъй като служителите трябва да се запознаят с новите изисквания и да развият умения за работа с актуализираните системи.
Въвеждането на SAF-T също предполага първоначални инвестиции, свързани с разходи за актуализация на софтуера, както и средства за обучение и консултации. Наред с това могат да се наложат промени в счетоводната политика на предприятията, изразяващи се в корекции на процедурите и актуализиране на вътрешния документооборот.
Как да се подготвите според размера на бизнеса?
За микро и малки предприятия (с внедряване през 2029-2030 г.):
- Още сега (2025-2026 г.): Запознайте се с основните принципи и изисквания на SAF-T. Започнете планиране на бюджет за софтуерни обновления, обучения и евентуални консултации. Идентифицирайте кои счетоводни процеси ще изискват промени.
- 2-3 години преди задължителното въвеждане (2026-2027 г.): Изберете счетоводен софтуер, който поддържа или ще бъде надграден да поддържа SAF-T стандарт. Договорете се с доставчика на софтуера за актуализации. Започнете обучение на счетоводителите и административния персонал.
- 1 година преди въвеждането (2028 г.): Проведете тестово генериране на SAF-T файлове, за да се уверите, че системите работят коректно. Анализирайте резултатите, отстранете грешки и актуализирайте процедурите за вътрешен контрол. Планирайте редовни проверки за съответствие.
За средни предприятия (с внедряване през 2028 г.):
- Сега (2025 г.) – Анализ на текущите системи и избор на стратегия:
Това е напълно правилно и задължително. Средните предприятия трябва да извършат пълен преглед на счетоводните си и ERP системи, за да оценят доколко са готови за SAF-T, и да изберат конкретна стратегия за адаптация. - 2 години преди внедряването (2026 г.) – Внедряване на софтуерни решения и обучение на персонала:
Това също е логично и препоръчително. Две години преди задължителното подаване е правилен момент за избор, тестване и внедряване на софтуер, както и за обучение на счетоводителите и администраторите. - 6 месеца преди внедряването (2027 г.) – Финално тестване и корекция:
Тази стъпка е абсолютно необходима. Тестването на реални SAF-T файлове и проверката им за съответствие с изискванията на НАП ще гарантира безпроблемно преминаване към новия модел.
За големи предприятия (с внедряване през 2026-2027 г.):
- Незабавно – Създаване на работна група и разработване на стратегия:
За големи предприятия е задължително да сформират работна група (ИТ специалисти, счетоводители, вътрешен одит, ръководство) и да разработят детайлна стратегия за внедряване още през първата половина на 2025 г. Това трябва да включва план за внедряване, бюджетиране, оценка на риска и подготовка на инфраструктурата. - 1 година преди внедряването – Избор и внедряване на софтуерни решения и обучение на персонала:
За някои големи предприятия (особено участници в пилотното тестване) тази дейност трябва да бъде почти завършена до края на 2025 г., за да са готови за тестовете и реалното подаване. - 6 месеца преди внедряването – Тестване и валидиране на SAF-T файловете и актуализиране на счетоводната политика:
Тестването и валидацията на SAF-T файловете е задължително, за да се гарантира, че генерираните данни са коректни. Освен това, промените в счетоводната политика, включително стандартизиране на вътрешните процеси и документооборота, са важна стъпка за съответствие.
Заключение
Въвеждането на SAF-T в България е важна стъпка към дигитализацията на данъчната система, която носи както предизвикателства, така и възможности за оптимизация на вашия бизнес.
Ключът към успешния преход е ранната подготовка и постепенното адаптиране на вашите системи и процеси. С професионалната подкрепа на ATP Konsult, вашата фирма може да превърне тази промяна в конкурентно предимство и да извлече максимална полза от новия стандарт.
Не чакайте последния момент – започнете подготовката сега, за да посрещнете промените подготвени и уверени.
Често задавани въпроси за SAF-T
Какъв е техническият формат на SAF-T файла?
SAF-T файлът се генерира в XML формат със специфична структура, определена от данъчните органи. Повечето съвременни счетоводни системи ще добавят функционалност за автоматично генериране на тези файлове.
Как се различава SAF-T от текущите изисквания?
За разлика от сегашните обобщени справки и декларации, SAF-T изисква детайлна информация за всяка отделна транзакция в единен стандартизиран формат, който се генерира автоматично от счетоводния софтуер.
Колко често ще трябва да подаваме SAF-T файл?
В зависимост от окончателните изисквания, подаването може да бъде при поискване от данъчните органи, ежемесечно или годишно, като честотата вероятно ще зависи от размера на вашия бизнес. За повече информация, следете официалния сайт на НАП.
Как ще се гарантира сигурността на данните?
Сигурността ще се осигурява чрез криптирани канали за комуникация, електронен подпис и строги протоколи за достъп до данните, в съответствие с изискванията на GDPR и Закона за защита на личните данни.