Счетоводството не е просто задължение по закон, а основа за стабилното развитие на всеки бизнес. За собствениците на малки и средни предприятия често възниква въпросът: да изберат ли абонаментна услуга със счетоводна къща или да плащат еднократно само когато се налага? В тази статия разглеждаме в дълбочина какви са предимствата, недостатъците и рисковете на двата подхода. Ще откриете кога месечната такса е по-разумно решение и кога може да се обмисли алтернатива с еднократно заплащане.
Какво представлява абонаментното счетоводство
Абонаментното счетоводно обслужване представлява договорно споразумение между фирма и счетоводна кантора, при което срещу фиксирана месечна такса се предоставя пълен или частичен пакет от счетоводни услуги. Този модел е изключително популярен сред микро и малки предприятия, тъй като предлага предвидимост на разходите и постоянна подкрепа от оперативен счетоводител.
Типичният месечен абонамент включва най-малко:
- Осчетоводяване на приходни и разходни документи
- Осчетоводяване на банкови извлечения
- Подаване на месечни справки-декларации по ДДС
- Изготвяне и подаване на осигурителни декларации (образец 1 и 6)
- Поддържане на трудови досиета и ТРЗ (ако има наети лица)
- Справки и консултации при нужда
Освен тези услуги, много съвременни счетоводни къщи като АТП Консулт предлагат и дигитални решения за обмен на документи, онлайн консултации и дори мобилни приложения за клиентски достъп до архив и текущи отчети.
Абонаментът гарантира спазване на сроковете пред НАП, предотвратява глоби и осигурява спокойствие, че бизнесът е в добри ръце. За по-сложни казуси се ползва допълнително съдействие от експерт-счетоводител или юрист.
Какво включва еднократната счетоводна услуга
Еднократната услуга е подход, при който фирмата заплаща само за конкретна счетоводна операция. Най-често това се използва при:
- Регистрация на нова фирма
- Годишно приключване и подаване на ГДД (Годишна данъчна декларация)
- Съставяне на финансов отчет
- Инцидентно осчетоводяване на малък брой документи
Този модел може да изглежда финансово изгоден за фирми с минимална дейност или временно замразен бизнес. Често се избира и от физически лица, упражняващи свободни професии, които нямат ДДС регистрация.
Въпреки това, еднократната услуга крие рискове. Липсата на текущо счетоводно наблюдение може да доведе до грешки, пропуснати срокове и финансови санкции. Пропуск при подаване на декларация по ЗДДФЛ или ЗКПО може да доведе до глоби в размер от няколкостотин до няколко хиляди лева, дори когато става въпрос за неволна грешка. Законодателството предвижда санкции както за физически, така и за юридически лица, включително в случаите на неподадени или неверни декларации.
Сравнение: Месечна такса срещу еднократен разход
Изборът между двата подхода зависи от мащаба на дейността, броя документи, вида на бизнеса и административния капацитет на собственика. Да направим сравнение по ключови критерии:
| Критерий | Абонаментна услуга | Еднократна услуга |
| Предвидимост на разходите | Да – фиксирана месечна такса | Не – според случая и сложността |
| Навременно подаване на документи към НАП и други институции | Да – счетоводител следи сроковете | Зависи от клиента |
| Достъп до консултации | Да – включени в пакета | Почасово или отделно заплащане |
| Поддръжка на ТРЗ | Да – Много често е включено в абонамента | Обикновено не се предлага |
| Контрол и превенция | Да – постоянен мониторинг от специалист | Ограничен преглед на документация |
Абонаментното счетоводство предлага дългосрочна сигурност и по-добра прозрачност, докато еднократният разход дава свобода, но изисква по-голяма отговорност от страна на бизнеса.
Кога абонаментното счетоводство е по-добро решение
Ако фирмата има постоянна дейност, множество месечни операции и служители, абонаментът е не само препоръчителен, но и стратегически необходим. Спокойствието, че някой следи отчетността и сроковете, позволява на предприемача да се фокусира върху развитието на бизнеса.
Други ситуации, в които месечната услуга е най-добрата алтернатива:
- Наличие на регистрация по ДДС;
- Дейност с международни партньори и фактури в чужда валута;
- Често участие в обществени поръчки, при които се изискват изрядни счетоводни документи.
Освен извършването на оперативните задачи, добрата счетоводна кантора ще сигнализира при нередности, забелязани при обработката на документацията, ще дава съвети за оптимизация и ще спомага за дългосрочно планиране на разходи и данъци.
АТП Консулт, например, предлага персонализирани пакети, съобразени с обема дейност, и възможност за дигитален достъп до документи чрез клиентски портал.
Кога еднократната услуга може да е подходяща
Има случаи, в които плащането за отделни услуги е разумно решение. Такъв е примерът с ЕТ (Едноличен търговец) без реална дейност през годината, където се подава евентуално само нулева декларация в статистиката и НАП. Подобно е и при фрийлансъри, които издават 1-2 фактури годишно.
В тези ситуации еднократното счетоводно обслужване може да е достатъчно – стига физическото или юридическото лице да познава основните си задължения, да спазва срокове и да подготвя документите коректно. Но дори тогава е препоръчително поне веднъж годишно да се направи консултация с опитен счетоводител, за да се избегнат пропуски.
Важно е да се има предвид, че не всички счетоводни кантори подхождат еднакво при еднократни услуги. Например в АТП Консулт дори при еднократна услуга за годишно приключване се прави пълен преглед на документите и се подготвят всички необходими отчети и декларации според закона. В други случаи обаче е възможно счетоводителят да обработи само основните данни за подаване към НАП, без да се прави по-задълбочен анализ на дейността. Това крие риск важни елементи като осигуровки, приходи или разходи да останат незабелязани и при проверка да се стигне до санкции.
Често допускани грешки при избора на счетоводна услуга
Много предприемачи правят избора си на база най-ниската цена, без да оценят реалния обхват на услугите. Това често води до проблеми като:
- Избор на еднократна услуга при наличие на активна дейност;
- Липса на писмен договор със счетоводната кантора;
- Несъобразяване с промените в нормативната уредба;
- Пропуснати срокове за подаване на декларации и осигуровки.
Друга често срещана заблуда е, че може да се сменя счетоводител по всяко време без последствия. Възможно е, но за целта трябва да бъдат предадени всички счетоводни документи, дневници, справки и архиви, като е препоръчително това да става след приключване на отчетен период. Прехвърлянето насред месец без ясна комуникация между страните може да доведе до дублиране на данни или пропуски.
Също така, много собственици не подготвят своевременно нужните документи: фактури, касови бележки, банкови извлечения. Това забавя обработката и създава риск от неточности.
Заключение
Изборът между абонаментно счетоводство и еднократни услуги зависи от активността, нуждите и стратегията на вашия бизнес. Абонаментната услуга осигурява редовно следене на срокове, навременни корекции и експертни съвети при промени в законодателството, което гарантира спокойствие и сигурност. От друга страна, еднократните услуги са подходящи при по-специфични случаи и ограничена дейност.
АТП Консулт предоставя гъвкави пакети, онлайн и присъствени консултации, адаптирани към нуждите на съвременните компании. За повече информация, вижте нашите услуги или се свържете с наш експерт за консултация.
Счетоводството не трябва да бъде бреме, а инструмент за растеж. Изберете решение, което отговаря на темпото и амбициите на вашия бизнес.