Извършването на одит предизвиква притеснение у собствениците на много фирми, особено сред малкия и среден бизнес. Одитът обаче не трябва да бъде повод за безпокойство. За добре подготвената компания той е възможност – шанс за подобрение, за затвърждаване на добри практики и за демонстриране на прозрачност. В тази статия ще разгледаме какво представлява одитът, кога се налага, какви са често срещаните грешки, как да се подготвите ефективно и какво да правите в случай на нередности.
Какво представлява одитът и кога се налага такъв
Одитът е независима проверка на счетоводната и финансовата отчетност на едно дружество. Той има за цел да установи доколко представените данни отговарят на действителното състояние на фирмата и на нормативните изисквания. Провежда се от регистриран одитор по реда на Закона за независимия финансов одит (ЗНФО).
Според Закона за счетоводството (чл. 38, ал. 1, изм. ДВ бр. 60 от 2024 г.), задължителен финансов одит се изисква за:
1. Средни и големи предприятия, които надвишават поне два от следните три критерия за предходната финансова година:
- Нетни приходи от продажби: над 8 000 000 лв.
- Стойност на активите: над 4 000 000 лв.
- Средна численост на персонала: над 50 души
2. Предприятия от обществен интерес:
- Банки и други финансови институции
- Застрахователни и презастрахователни дружества
- Пенсионни фондове
- Публични дружества (листнати на фондовата борса)
- Дружествата, издаващи ценни книжа, които се търгуват публично
3. Консолидиращи предприятия, които изготвят консолидирани финансови отчети
4. Фирми, които са получили финансиране от ЕС или държавата, когато това е изрично изискване по договор или нормативен акт
Освен задължителните случаи, някои фирми доброволно избират провеждането на одит. Това се прави, когато компанията иска да привлече инвеститори, планира сливане, или се подготвя за участие в програми за финансиране. Вътрешният одит също е популярен инструмент за контрол и навременно откриване на потенциални слабости.
Какви са най-честите грешки, които водят до глоби при одит
Идентифицирането на най-честите грешки може значително да намали шанса от санкции. Сред тях са :
- Непълна документация – липсващи фактури, договори, квитанции.
- Неточно подаване на ДДС декларации – невключени сделки, закъснение при подаване или плащане.
- Нарушения при начисляване на осигуровки – некоректно изчисляване на база осигуряване.
- Смесване на разходи – неправомерно отчитане на лични, представителни и трудови разходи.
- Неточно отчитане на запаси – липси, несъответствия в складовата наличност, неактуализирани остатъци.
- Използване на несъвместими счетоводни практики – различно третиране на разходи спрямо законовите изисквания.
- Неспазване на изискванията към вътрешен контрол и критерии за одит.
Некоректно отчетените разходи могат да доведат до глоба, дори когато сте допуснали неволни грешки. Законът за независимия финансов одит включва санкции при доказани нарушения – най-често глоба между 2000 и 10 000 лв., но може да достигне 50 000 лв. при системни нарушения.
Одиторите сравняват отчетите с данните, подадени към НАП и други регистри. За да няма разминавания, е важно фирмите да прилагат своевременно всички промени в данъчната рамка. Пренебрегването на това, например чрез неактуализиран софтуер, често води до грешки и глоби.
Важно е да се отбележи, че дори неумишлените грешки могат да имат сериозни последици. Законът третира всяко несъответствие като потенциално нарушение, особено ако липсва навременна реакция или съдействие при предоставяне на документи и достъп до информация по време на одита.
Как да се подготвите ефективно за одит
Подготовката за одит не започва месец преди проверката. Тя е част от цялостната финансова дисциплина в компанията. На първо място, трябва да се уверите, че счетоводната ви документация е актуална, пълна и подредена. Това включва не само отчетите, но и договори, платежни документи, инвентарни описи и кореспонденция.
Много полезно е изграждането на вътрешна система за самопроверка. Добра практика е фирмите да извършват периодични вътрешни одити или консултации със счетоводна къща. Това позволява откриването и отстраняването на пропуски преди да са станали проблем, открит от външен проверяващ.
Актуализацията на счетоводния софтуер и дигитализирането на архива също са важни стъпки. Те улесняват достъпа до нужната информация и осигуряват по-високо ниво на прозрачност. Обучението на счетоводния екип и администраторите в промените в нормативната уредба е друг ключов елемент, който не трябва да се пренебрегва.
Някои компании се възползват от възможността за т.нар. пробен одит – симулация на реален процес с външен експерт. Това е отличен начин да се открият пропуски.
Какво да очаквате по време на одита
Когато дойде моментът, процесът по одитиране протича в няколко етапа:
- Откриване: Официалното уведомление съдържа предмет, обхват, срокове. Одиторите представят критерии, на които базират прегледа. Към момента уведомление се подава минимум 30 дни преди началото на проверката.
- Събиране на документи: Изискват се копия или достъп до договори, фактури, банкови извлечения, платени осигуровки. Предпочита се цифров достъп, когато е наличен.
- Интервюта с ключови служители: Одиторите проверяват процеси и комуникационни пътеки – кой подписва, кой плаща, кой проверява.
- Контролни тестове: Извършват се пробни трансакции, сверяват се салда, архиви и резерви в склад.
- Текуща комуникация: При откриване на казуси и възникнали въпроси се съобщава навреме. Това позволява коригирането на документи и получаване на необходимите обяснения.
- Окончателен доклад: В него се описват резултати, препоръки и констатации. Срокът за реакция след доклада обикновено се урежда в одиторския договор или във вътрешните правила и е в рамките на 14 до 30 дни.
Подготовката навреме дава възможност да избегнете неприятни изненади във финалния етап. Целият процес е структуриран така, че да отговаря на изискванията на закона и на критериите за одит, определени в Закона за счетоводството и Закона за независимия финансов одит.
Какво да правите, ако бъдат открити нередности
Никой не е застрахован от грешки. Ако по време на одита бъдат открити проблеми, не бива да се изпада в паника. Първата стъпка е да се анализират констатациите – дали са административни пропуски, технически грешки или по-сериозни нарушения.
Следващата стъпка е консултация със специалист. Много често с помощта на външен консултант могат да се подготвят коригиращи декларации, обяснителни писма и да се ограничат щетите. При нужда се подава актуализирана информация към НАП.
Ако сте съгласни с констатациите, следва корекция и изпълнение на предписанията. При наложена глоба е важно тя да бъде платена в указания срок, за да се избегнат лихви. Ако обаче не сте съгласни, имате право на възражение или жалба, която трябва да бъде подадена в рамките на 14 дни от получаването на доклада.
В по-редки случаи се налага съдебно обжалване, но най-често проблемите се решават в административен ред, когато фирмата съдейства активно и навреме.
Как да избегнете нежелани проверки и санкции в бъдеще
Най-добрата стратегия е превенцията. Това означава системен подход към отчетността, ясен документооборот, спазване на сроковете и проследяване на законодателните промени в нормативните актове, уреждащи задълженията ви като работеща компания в България. Изграждането на добра вътрешна култура на контрол и отговорност е също толкова важно, колкото и работата с професионален счетоводител.
Добра практика е поне веднъж годишно да се прави вътрешен одит или външен преглед от консултант. Това позволява навременно откриване на слабости и тяхното коригиране. Полезно е и да се поддържа комуникация със счетоводна кантора, която следи промените в нормативната уредба и напомня за важни срокове.
Обучението на екипа също играе ключова роля – прилагането на промените в практиката често зависи от хората на оперативно ниво. Когато те разбират защо се изисква дадена процедура, е много по-вероятно да я спазват стриктно.
Заключение
Одитът не е враг, а съюзник в изграждането на един прозрачен и стабилен бизнес. При добра организация, текущ контрол и партньорство със специалисти, проверката може да премине неусетно и дори да допринесе за подобряване на вътрешните процеси.
Фирмите, които поддържат ред и отчетност, не просто избягват глоби – те печелят доверието на партньори, банки и инвеститори. А това е капитал, който не се измерва само в цифри.
Екипът на ATP Konsult е насреща, ако искате да направите крачка напред към по-стабилен и защитен бизнес. Независимо дали ви предстои реален одит или просто искате да проверите системите си – ще ви помогнем с увереност, професионализъм и индивидуален подход.